Posted in: Cộng sự

Kỹ năng phản hồi trong làm việc và làm việc nhóm

Kỹ năng phản hồi là gì? Tại sao kỹ năng phản hồi rất quan trọng? Đó là do kỹ năng phản hồi mang tính xây dựng và phát triển đối với mỗi cá nhân và tập thể. Vậy nếu yếu kỹ năng này thì có những hệ quả gì? Cùng tìm hiểu những ảnh hưởng của kỹ năng phản hồi trong làm việc và làm việc nhóm trong bài viết sau đây.

Kỹ năng phản hồi là gì?

Sự phản hồi là một trong những cách thức giao tiếp để tạo tương tác với mọi người trong công việc và khi làm việc nhóm. Lúc này phản hồi sẽ theo 2 hướng đó là tích cực, mang tính xây dựng và phản hồi theo kiểu khen, chê. Trong đó, phản hồi tích cực sẽ bắt nguồn từ những quan sát để đưa ra thông tin cụ thể về điểm mạnh và những điều cần khắc phục để hỗ trợ giúp cá nhân hoàn thiện hơn.

Biểu hiện của phản hồi tích cực đó là sự khuyến khích, động viên tinh thần để giảm bớt những lo lắng tiêu cực, cổ vũ vươn lên, ca ngợi, dành lời khen… Đặc biệt, khía cạnh phản hồi thiên về hành động của cá nhân trong công việc mà không phải là đặc điểm thuộc về cá nhân như tích cách, sở thích, lối sống…

Kỹ năng phản hồi mang lại lợi ích gì?

Kỹ năng phản hồi trong làm việc và làm việc nhóm là sự tương tác tạo ra lợi ích xây dựng giữa cá nhân và tập thể. Đối với người quản lý khi tiếp nhận ý kiến của nhân viên sẽ góp phần hoàn thiện cơ cấu tổ chức. Trái lại, sự phản hồi khách quan từ nhà quản lý sẽ giúp định hướng, điều chỉnh cá nhân nâng cao chuyên môn và hiệu quả công việc. Tất cả tạo thành một hệ thống làm việc thống nhất và đồng bộ.

Tuy nhiên, ở một số tổ chức nào đó sự phản hồi thường không mang tính liên tục mà theo một định kỳ nhất định. Trong đó, thường nhận xét theo kiểu đánh giá và xếp loại máy móc. Điều này làm mất đi tính chất góp ý xây dựng đối với mỗi cá nhân để giúp họ phát triển. Hoặc có những phản hồi mang tính phơi bày những thực trạng yếu kém gây áp lực cho nhân viên. Vậy nên chúng ta cần thay đổi theo hướng chỉ ra lối đi mới giúp khắc phục theo hướng tốt hơn.

Yếu kỹ năng phản hồi ảnh hưởng những gì?

Việc yếu đi kỹ năng phản hồi tạo nên những hệ lụy trong một tổ chức tập thể. Biểu hiện thường thấy nhất là việc không dám phản hồi. Do người đối diện có thể là sếp hoặc những người thân thiết làm chúng ta cả nể mà không đưa ra ý kiến của mình.

Khi một thành viên không có thói quen phản hồi sẽ tạo nên một hệ quả không nhỏ. Bởi những cái gật đầu đồng ý, thái độ thụ động, nương theo người khác, đùn đẩy trách nhiệm sẽ làm cho nhóm không phát triển, không hiểu nhau. Do đó, thường là mỗi người sẽ mỗi việc mà không có tính đoàn kết, san sẻ.

Hoặc khi chúng ta chỉ chăm chăm vào ý kiến cá nhân của bản thân và cho rằng mình tài giỏi, không cần tiếp nhận sự phản hồi của người khác. Còn những thành viên còn lại có vẻ không chú ý đến công việc chung mà chỉ làm việc cá nhân. Và trong những mối quan hệ như thế này thì sự phản hồi không tồn tại. Đây cũng chính là căn do khiến cho đội nhóm làm việc không hiệu quả, có thể tan rã.

Kỹ năng phản hồi hiệu quả khi nào?

Để phản hồi mang tính hiệu quả thì chắc chắn chúng ta phải biết thời điểm đưa ra ý kiến thích hợp. Đặc biệt là cần sớm nhất có thể khi vấn đề xảy ra trước mắt để kịp thay đổi và điều chỉnh. Nhưng cần xem xét đến tâm trạng của đôi bên khi đưa ra lời nói bởi nội dung phản hồi chuẩn xác với không khí thoải mái thì mới đạt được lợi ích của cuộc trao đổi.

Người đưa phản hồi và kể cả người nhận cần nhạy cảm trong việc tiếp nhận thông tin để nắm bắt ý kiến. Cần chú ý đến ngữ điệu, âm giọng của đối phương để có thái độ lịch sự, tôn trọng. Đồng thời cần chọn một không gian phù hợp để đảm bảo riêng tư, tránh đưa ý kiến gay gắt trước mặt nhiều người.

Như vậy, chúng ta thấy rằng kỹ năng phản hồi trong làm việc và làm việc nhóm rất cần thiết. Vì sẽ ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả cũng như khả năng gắn bó lâu dài với công việc của mình. Do vậy, nếu yếu kỹ năng này thì mọi người phải rèn luyện bằng cách chủ động nêu ra ý kiến bản thân mà không sợ sệt.