Mỗi doanh nghiệp đều có quy trình đào tạo nhân viên mới nhưng cách thực hiện có sự khác biệt. Vậy một quy trình đào tạo nhân viên mới thực hiện đúng chuẩn ra sao? Trong đó cần làm gì để nhân viên mới vào có thể sớm hòa nhập với văn hóa chung và tiếp cận công việc tốt nhất. Cùng tìm hiểu vấn đề này ngay sau đây nhé!
Vì sao phải xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới?
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Đối với một kế hoạch đào tạo mà định hướng được cho nhân viên mới vào cần học những gì và làm gì sẽ tiết kiệm được thời gian và chi phí. Vì lúc đó họ đã có sẵn đường đi nước bước thật rõ ràng, không lan man mà tập trung vào cái trọng tâm của doanh nghiệp.
Đáp ứng sự kỳ vọng của đôi bên: Khi nhân viên mới vào nắm được các bước thực hiện mà doanh nghiệp yêu cầu thì lúc đó họ mới nhanh chóng tìm cách đáp ứng sự kỳ vọng này. Nhưng sự tận tình và tinh thần nhiệt huyết sẽ phụ thuộc rất nhiều vào người quản lý chứ không hẳn là một bảng quy trình cứng nhắc.
Tạo niềm tin cho nhân viên: Quy trình đào tạo giúp nhân viên có cái nhìn chi tiết hơn về những yêu cầu công việc. Từ đó, họ mới biết được mình cần làm gì và phát triển công việc như thế nào. Nhưng nếu không biết rõ định hướng cụ thể thì những nhân viên mới sẽ cảm thấy lo lắng rằng mình phải thay đổi và cải thiện ra sao.
Xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới cần chú ý những gì?
Trong kế hoạch đào tạo nhân viên hẳn là sẽ có những điểm lưu ý nhỏ mà mọi nhà quản lý đều nên quan tâm. Bởi những chi tiết này sẽ tạo nên không khí thoải mái làm việc ngay từ ban đầu và cũng giúp nhân viên mới vào mau chóng bắt kịp với mọi người. Vậy cần lưu ý điều gì?
Môi trường làm việc: Trong đó có những quy định, chú ý đặc biệt gì về văn hóa chung mà mọi người đều tuân thủ. Đồng thời tìm hiểu xem nhân viên có những khó khăn gì khi tiếp nhận hay không. Những điểm nhấn mà mình muốn nhân viên mới vào cảm nhận được và làm cho họ ấn tượng.
Sắp xếp vị trí làm việc: Ổn định vị trí thoải mái nhất, trang bị các vật dụng cần thiết cho công việc để họ cảm thấy ngày bắt đầu mọi thứ đều thuận lợi.
Không khí thoải mái: Tạo dựng những giá trị tích cực để ngày đầu tiên đi làm của nhân viên mới là một cuộc mở màng tràn đầy năng lượng.
Là người truyền đạt và gắn kết: Đảm bảo hướng dẫn cụ thể rõ ràng để nhân viên nắm rõ. Hơn thế nữa đóng vai trò là cầu nối, truyền tải những thông điệp để nhân viên mới cảm nhận được và cởi mở với tập thể chung.
Ngoài ra, để họ an tâm hơn thì người quản lý cần đề ra những kế hoạch trong việc bồi dưỡng những kiến thức chuyên môn, tác phong làm việc. Bên cạnh những kế hoạch đào tạo ban đầu lúc mới vào thì cần những kế hoạch đào tạo trong tương lai.
Quy trình đào tạo nhân viên mới thực hiệnra sao?
Khi mới vào một doanh nghiệp nào đó thì thông thường chúng ta sẽ trải qua những màn chào hỏi và giới thiệu công việc. Cơ bản là thế nhưng một quy trình chung đúng chuẩn sẽ có những bước như sau:
Đón tiếp nhân viên: Trước ngày nhân viên đi làm thì bộ phận đào tạo sẽ chuẩn bị mọi thứ như: Bàn làm việc, máy tính, các dụng cụ cần thiết cho công việc, bảng mô tả công việc… Quan trọng hơn hết là không khí giới thiệu nhân viên mới với các phòng ban.
Chương trình đào tạo: Phổ biến mục tiêu, cơ cấu tổ chức và các chính sách doanh nghiệp. Hướng dẫn cụ thể quy trình làm việc bao gồm các mô hình và thực tế công việc đang áp dụng. Cung cấp hệ thống thông tin làm việc như email, web, file…
Đào tạo chuyên môn: Giới thiệu lĩnh vực hoạt động và cụ thể những sản phẩm, dịch vụ. Sau đó, phổ biến những thông tin và kiến thức cơ bản của vị trí công việc, nội dung công việc, các đặc trưng riêng và kiến thức chuyên môn cần nâng cao.
Quy trình đào tạo nhân viên mới diễn ra liên tục tại mỗi doanh nghiệp. Việc thực hiện tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế cần sự linh hoạt và sát sao hơn để xây dựng hình ảnh đối với nhân viên mới. Và mục đích cuối cùng là để họ gắn bó và hợp tác lâu dài với doanh nghiệp.